Im Archiv stehen Ordner, die bis 2014 zurückreichen, auf dem Server liegen Belege, die seit Jahren niemand mehr geöffnet hat – und trotzdem traut sich niemand, etwas wegzuwerfen. Bei den Aufbewahrungsfristen für Unternehmen ist diese Zurückhaltung nachvollziehbar: Wer zu früh vernichtet, steht in der nächsten Betriebsprüfung ohne Nachweis da. Die gute Nachricht: Seit 2025 dürfen Sie einen großen Teil Ihrer Belege zwei Jahre früher vernichten als bisher.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, dem der Bundesrat am 18. Oktober 2024 zugestimmt hat, hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt – erstmals anzuwenden ab dem 1. Januar 2025, auch auf Altbestände. In diesem Beitrag erklären wir, welche Unterlagen davon erfasst sind, welche weiterhin zehn Jahre bleiben, wann die Frist tatsächlich beginnt und welche Jahrgänge Sie zum 31. Dezember 2026 vernichten dürfen. Besonders bedeutsam für unsere Mandanten: Viele Betriebe haben die Verkürzung bis heute nicht im Archiv nachvollzogen.
§ 147 AO und § 257 HGB: Acht Jahre für Buchungsbelege – zehn für alles andere
Verkürzt wurde eine einzige Kategorie: Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO und § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB. Dazu zählen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Zahlungsbelege, Quittungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Verträge, soweit sie als Buchungsgrundlage dienen. Parallel wurde § 14b Abs. 1 UStG angepasst: Auch die umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt acht Jahre.
Wichtig: Alles andere bleibt unverändert. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen unterliegen weiterhin der Zehnjahresfrist, Handels- und Geschäftsbriefe der Sechsjahresfrist. Wer sein Archiv pauschal auf acht Jahre umstellt, vernichtet einen Teil der Unterlagen zu früh.
Aktuelle Entwicklung: Banken und Versicherungen bleiben bei zehn Jahren
Ursprünglich sollte die verkürzte Frist für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute lediglich ein Jahr später greifen. Daraus ist eine dauerhafte Ausnahme geworden: Mit dem Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung – Bundestag 13. November 2025, Bundesrat 19. Dezember 2025, verkündet im BGBl. 2025 I Nr. 369 – wurde die Verkürzung für diese Unternehmen zurückgenommen. Hintergrund ist die Aufarbeitung von Cum/Ex- und Cum/Cum-Gestaltungen mit ihren langen Nachweisketten.
Für Ihren Betrieb heißt das: Es bleibt bei acht Jahren – es sei denn, Sie gehören selbst zu den beaufsichtigten Instituten oder verwahren Belege für verbundene Unternehmen aus dem Finanzsektor mit.
Was Sie zum 31. Dezember 2026 vernichten dürfen
Zum Jahreswechsel 2026/2027 können Sie diese Jahrgänge aussortieren:
- Zehn Jahre – Unterlagen aus 2016 und früher: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Verfahrensdokumentation und Arbeitsanweisungen.
- Acht Jahre – Buchungsbelege aus 2018 und früher: Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Quittungen, Lieferscheine und Zahlungsnachweise.
- Sechs Jahre – Unterlagen aus 2020 und früher: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, Angebote ohne Buchungsbezug, sonstige steuerrelevante Unterlagen. Für das Lohnkonto gilt nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG dieselbe Sechsjahresfrist.
Nicht sinnvoll ist die Aufräumaktion für Betriebe mit laufender oder angekündigter Außenprüfung, offenen Einspruchs- oder Klageverfahren oder noch nicht abgeschlossenen Dauerschuldverhältnissen. Dort gilt: erst klären, dann vernichten.
Fristbeginn: Das Belegdatum ist nicht der Startpunkt
Der häufigste Rechenfehler liegt beim Fristbeginn. Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen oder der Beleg entstanden ist – nicht mit dem Datum auf dem Papier.
Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom 3. März 2018, gebucht im selben Jahr, startet die Frist am 31. Dezember 2018; acht Jahre später, am 31. Dezember 2026, ist sie abgelaufen. Anders beim Jahresabschluss für 2016: Wurde er im Juni 2017 aufgestellt, läuft die Frist erst Ende 2027 ab. Bei Miet- oder Leasingverträgen beginnt sie erst mit dem Ende der Vertragslaufzeit.
Achtung: Ablaufhemmung bei Betriebsprüfung und offener Festsetzungsfrist
§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO enthält die entscheidende Bremse: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Diese beträgt regulär vier Jahre, bei leichtfertiger Steuerverkürzung fünf und bei Steuerhinterziehung zehn Jahre (§ 169 Abs. 2 AO) – und sie beginnt nach § 170 Abs. 2 AO erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde.
Eine begonnene Außenprüfung hemmt den Ablauf zusätzlich (§ 171 Abs. 4 AO) – bis zur Unanfechtbarkeit der daraufhin ergehenden Bescheide. Praxistipp: Sobald eine Prüfungsanordnung im Haus ist, wird im Archiv nichts mehr vernichtet, auch nicht in Jahrgängen, deren Regelfrist längst abgelaufen ist.
Was die kürzere Frist bringt und was sie für Ihr Löschkonzept bedeutet
Der Effekt ist dauerhaft: Ihr Archiv trägt zwei Jahrgänge Buchungsbelege weniger.
Rechenbeispiel: Ein mittelständischer Betrieb legt pro Jahr rund 40 Ordner Buchungsbelege an und lagert sie extern zu 0,60 € je Ordner und Monat.
- Zehn Jahrgänge: 400 Ordner × 0,60 € × 12 Monate = 2.880 € pro Jahr
- Acht Jahrgänge: 320 Ordner × 0,60 € × 12 Monate = 2.304 € pro Jahr
- Ersparnis: 576 € pro Jahr – zuzüglich Fläche, Ordnungsaufwand und Digitalisierungskosten
Wichtiger noch ist die datenschutzrechtliche Seite: Die Aufbewahrungspflicht ist die Rechtfertigung dafür, personenbezogene Daten in Belegen weiter vorzuhalten. Fällt sie zwei Jahre früher weg, wird aus der Aufbewahrung eine Speicherung ohne Zweck – ein Verstoß gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung. Wer sein Löschkonzept nicht angepasst hat, hat statt einer Entlastung ein Datenschutzthema im Haus.
ALP Steuerberatung: Sicher aussortieren statt auf Verdacht aufbewahren
Wir prüfen, welche Ihrer Unterlagen der Acht-, welche der Zehn- und welche der Sechsjahresfrist unterliegen, ab wann die Frist im Einzelfall läuft und ob eine Ablaufhemmung einer Vernichtung entgegensteht. Für digital geführte Archive begleiten wir Sie bei Verfahrensdokumentation und revisionssicherer Ablage, damit vernichtete Papierbelege nicht zur Lücke werden. Als ALP Steuerberatung am Hofgarten in Düsseldorf betreuen wir Betriebe, die ihre Buchhaltung Jahr für Jahr sauber abschließen – statt auf Verdacht zu archivieren.
Jetzt Beratungstermin vereinbaren: Sprechen Sie mit uns, bevor der erste Ordner in den Schredder geht – hier geht es zum Kontakt.
Häufige Fragen zu den Aufbewahrungsfristen.
1. Gilt die Achtjahresfrist auch für Belege aus der Zeit vor 2025?
Ja. Die verkürzte Frist ist auf alle Buchungsbelege anzuwenden, deren zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Altbestände müssen Sie also nicht nach der alten Rechtslage weiterführen.
2. Was passiert, wenn ich Unterlagen zu früh vernichtet habe?
Die Finanzverwaltung darf die Besteuerungsgrundlagen dann nach § 162 AO schätzen – zu Ihren Lasten. Die Beweislast für einen niedrigeren Ansatz liegt bei Ihnen und lässt sich ohne Beleg kaum erfüllen.
3. Darf ich Papierbelege vernichten, wenn ich sie eingescannt habe?
Grundsätzlich ja, sofern die Digitalisierung den GoBD entspricht: bildliche Übereinstimmung mit dem Original, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit über die gesamte Frist und eine saubere Verfahrensdokumentation. Ausgenommen bleiben Unterlagen, die im Original aufzubewahren sind – etwa Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und bestimmte Zollbelege.
