Dienstwagen, Privatnutzung & Fahrtenbuch: Was Unternehmer wissen sollten

Ob für Außentermine, Kundenbesuche oder den täglichen Arbeitsweg, ein betrieblich genutzter PKW bringt viele Vorteile mit sich. Doch gerade bei der Kombination aus geschäftlicher und privater Nutzung stellen sich steuerlich wichtige Fragen. Wie wird der Wagen korrekt erfasst? Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch? Und was ist eigentlich die 1%-Regel?

Dienstwagen oder Privatfahrzeug?

Unternehmer haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

Der PKW gehört zum Privatvermögen: Wird das Fahrzeug nur gelegentlich für betriebliche Zwecke genutzt, können pauschal 0,30 € pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden.

Der PKW gehört zum Betriebsvermögen: In diesem Fall kann der Wagen steuerlich abgeschrieben werden, und auch laufende Kosten wie Benzin, Reparaturen oder Versicherung sind absetzbar. Wird der Wagen jedoch auch privat genutzt, muss dieser Vorteil versteuert werden.

Die 1%-Regelung – einfach, aber nicht immer günstig

Wird ein Firmenwagen auch privat genutzt, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern. Die gängigste Methode: die 1%-Regelung. Hierbei wird monatlich 1 % des Bruttolistenneupreises als geldwerter Vorteil versteuert – unabhängig davon, wie oft oder wie viel privat gefahren wird.

Beispiel: Ein Fahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 40.000 € führt zu einem monatlichen Privatanteil von 400 €, der versteuert werden muss.

Die Regelung ist zwar bequem, kann aber teuer werden – insbesondere bei hochpreisigen Fahrzeugen mit wenig privater Nutzung.

Das Fahrtenbuch. Aufwändiger, aber oft günstiger

Wer genau dokumentiert, wann, wohin und warum gefahren wird, kann den privaten Nutzungsanteil exakt berechnen. Das lohnt sich insbesondere, wenn das Fahrzeug überwiegend geschäftlich genutzt wird. Wichtig ist es, dass ein Fahrtenbuch muss lückenlos und zeitnah geführt werden, ob klassisch auf Papier oder digital per App, ist dabei egal.

4. Sonderfälle: E-Autos und Zuzahlungen

Für Elektrofahrzeuge gelten oft vergünstigte Besteuerungen.

Zuzahlungen des Mitarbeiters (z. B. zur Leasingrate) können den geldwerten Vorteil mindern.