Diese Angaben verlangt das Finanzamt auf jedem Beleg. Auf der Rückseite der Restaurantrechnung steht handschriftlich „Geschäftsessen“. Zwei Jahre später streicht der Betriebsprüfer genau diesen Beleg – und mit ihm dreißig weitere aus demselben Jahr. Wer Bewirtungskosten absetzen will, scheitert selten an der Höhe der Rechnung, fast immer an der Form des Belegs. Die gute Nachricht: Die Anforderungen sind abschließend geregelt und pro Beleg in zwei Minuten erfüllt.
Das Bundesfinanzministerium hat die Nachweisregeln mit Schreiben vom 19. November 2025 (IV C 6 – S 2145/00026/005/033) an die E-Rechnung angepasst; es ersetzt das Schreiben vom 30. Juni 2021 und gilt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025. In diesem Beitrag erklären wir, wie 70-Prozent-Grenze und Vorsteuerabzug zusammenspielen, welche Angaben auf jedem Bewirtungsbeleg stehen müssen und wann sie digital erfasst werden dürfen.
§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: 70 Prozent Betriebsausgabe, 100 Prozent Vorsteuer
Bewirten Sie Geschäftspartner oder Kunden, sind nur 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar. Die übrigen 30 Prozent werden hinzugerechnet. Maßgeblich ist der Nettobetrag einschließlich Trinkgeld.
Wichtig: Die Kürzung betrifft nur die Ertragsteuern. Die Vorsteuer bleibt zu 100 Prozent abziehbar, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 15 UStG vorliegt. Diese Trennung wird regelmäßig verwechselt – und Vorsteuer dadurch verschenkt.
Hinzu kommt eine formale Pflicht: Nach § 4 Abs. 7 EStG sind Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt aufzuzeichnen. Wer Bewirtungskosten buchen lässt, braucht dafür eigene Konten – eine Sammelbuchung auf „sonstige Kosten“ gefährdet den Abzug für sich genommen.
Wen die Grenze trifft – und wen nicht
Die 70-Prozent-Grenze greift nur bei geschäftlichem Anlass, also sobald mindestens eine betriebsfremde Person am Tisch sitzt. Betroffen sind typischerweise:
- Vertrieb und Beratung: Akquise- und Jahresgespräche über Mittag, oft mehrere Belege pro Woche.
- Event-, Agentur- und Projektgeschäft: Pitches, Drehs und Veranstaltungen mit wechselnden Teilnehmerkreisen.
- Handwerk und Bau: Abstimmungstermine mit Bauherren, Architekten und Nachunternehmern.
- Gesellschafter-Geschäftsführer: Hier prüft das Finanzamt die betriebliche Veranlassung besonders genau.
Nicht anwendbar ist die Kürzung bei rein interner Bewirtung eigener Arbeitnehmer – diese Kosten sind voll abziehbar, ebenso Aufmerksamkeiten wie Kaffee und Gebäck sowie Produktverkostungen zu Werbezwecken. Sitzt jedoch eine einzige externe Person mit am Tisch, fällt die gesamte Bewirtung unter die 70-Prozent-Regel.
Pflichtangaben: Was auf jedem Bewirtungsbeleg stehen muss
Zusätzlich zur Rechnung verlangt das Finanzamt fünf Angaben – den eigentlichen Bewirtungsbeleg:
- Ort: Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs.
- Tag: Das Datum der Bewirtung, nicht das Buchungsdatum.
- Teilnehmer: Alle Personen einzeln namentlich, einschließlich des Bewirtenden selbst. Nur bei sehr großen Teilnehmerkreisen genügen Gruppenbezeichnung und Personenzahl.
- Anlass: Der konkrete geschäftliche Anlass. „Geschäftsessen“ reicht nicht, belastbar ist etwa „Verhandlung der Lieferkonditionen Projekt Nordpark mit der Meier GmbH“.
- Höhe: Der Rechnungsbetrag einschließlich Trinkgeld.
Die Angaben sind zeitnah zu erstellen und zu autorisieren. Eine Nacherfassung während der Betriebsprüfung wird regelmäßig nicht anerkannt.
Bis 250 Euro und darüber: zwei Stufen bei der Rechnung
Für die Rechnung selbst unterscheidet das BMF nach dem Gesamtbetrag:
- Bis 250 € genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV: Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs, Ausstellungsdatum, konkrete Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz. „Speisen und Getränke“ reicht nicht – „Menü 1“ schon.
- Über 250 € kommen hinzu: Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer und der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen.
Ein Zahlungsnachweis ist nur nötig, wenn die Zahlungsart nicht aus der Rechnung hervorgeht. Aufzubewahren sind die Unterlagen zehn Jahre.
Neu: Bewirtungsbeleg und Eigenbeleg dürfen digital sein
Die wichtigste Änderung des neuen BMF-Schreibens: Die Pflichtangaben dürfen jetzt auch digital angebracht werden – auf der digitalisierten Papierrechnung, auf der visualisierten E-Rechnung oder auf einem digitalen Kassenbeleg. Auch der Eigenbeleg darf digital sein.
Voraussetzung ist ein sauberes Verfahren: zeitnahe Ergänzung, Autorisierung durch elektronische Unterschrift oder Genehmigung, dokumentierte Änderungen und manipulationssichere Aufbewahrung nach den GoBD. Der digitale Eigenbeleg muss eindeutig mit der Rechnung oder dem Kassenbeleg verknüpft sein; ein elektronischer Verweis genügt. Gelingt die Zuordnung nicht, entfällt der Abzug.
Ebenfalls neu: Bei Rechnungen über 250 € darf zunächst ein Kassenbeleg ausgestellt und nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Das entschärft die Übergangszeit bis zur E-Rechnungspflicht, die ab 1. Januar 2027 für Aussteller mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 1. Januar 2028 für alle gilt.
Rechenbeispiel: Was ein formell fehlerhafter
Beleg kostet
Rechenbeispiel: Ein Beratungsbetrieb führt im Jahr 25 Geschäftsessen zu je 357 € brutto (300 € netto zuzüglich 57 € Umsatzsteuer).
- Aufwand gesamt: 8.925 € brutto, davon 7.500 € netto und 1.425 € Umsatzsteuer
- Abziehbare Betriebsausgabe: 70 % von 7.500 € = 5.250 €
- Steuerentlastung bei 42 % Grenzsteuersatz: 5.250 € × 42 % = 2.205 €
- Vorsteuerabzug: 1.425 € zu 100 %
- Gesamtentlastung: 2.205 € + 1.425 € = 3.630 €
Fehlen die Teilnehmernamen oder steht dort nur „Geschäftsessen“, streicht das Finanzamt den Abzug – bei fehlerhafter Rechnung zusätzlich die Vorsteuer. Kosten eines Jahres schlampiger Belege: 3.630 €, zuzüglich Nachzahlungszinsen.
Achtung: die drei häufigsten Streichungsgründe
Erstens der pauschale Anlass. „Geschäftsessen“ ist keine Anlassangabe, sondern eine Wiederholung des Belegtitels. Notieren Sie Gesprächsgegenstand und Geschäftspartner.
Zweitens der vergessene Bewirtende. Der eigene Name gehört in die Teilnehmerliste, nicht nur ins Adressfeld der Rechnung.
Drittens die Sammelbuchung. Ohne einzelne und getrennte Aufzeichnung kann der Abzug nach § 4 Abs. 7 EStG allein aus diesem Grund versagt werden, auch wenn jeder Beleg inhaltlich stimmt. Praxistipp: Machen Sie Anlass und Teilnehmer in Ihrer Belegerfassung zu Pflichtfeldern – was beim Upload fehlt, fehlt dauerhaft.
ALP Steuerberatung – Bewirtungskosten prüfsicher erfassen und buchen
Wir prüfen, welche Ihrer Bewirtungen unter die 70-Prozent-Grenze fallen und welche zu 100 Prozent abziehbar sind, ob Ihre Belege die Pflichtangaben enthalten und wie der Vorsteuerabzug trotz der Kürzung gesichert wird. Für die laufende Buchhaltung richten wir die getrennte Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG ein und binden die digitale Belegerfassung GoBD-konform ein. Als ALP Steuerberatung am Hofgarten in Düsseldorf begleiten wir Betriebe, bei denen Bewirtung zum Tagesgeschäft gehört – von der Beratung über das Handwerk bis zur Eventbranche.
Jetzt Beratungstermin vereinbaren: Sprechen Sie mit uns über Ihre Belegprozesse – hier geht es zum Kontakt.
Häufige Fragen zum Absetzen von Bewirtungskosten.
1. Muss der Bewirtungsbeleg noch handschriftlich unterschrieben werden?
Nicht zwingend. Bei digitalen Belegen genügt seit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung. Entscheidend ist die Zuordnung zum Steuerpflichtigen und die Dokumentation jeder späteren Änderung.
2. Was passiert, wenn das Finanzamt den Bewirtungsbeleg nicht anerkennt?
Dann entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig, nicht nur anteilig. Ist zusätzlich die Rechnung formal fehlerhaft, geht auch der Vorsteuerabzug verloren. Beides wird für den gesamten Prüfungszeitraum aufgegriffen – Belegfehler summieren sich dadurch schnell.
3. Gilt die 70-Prozent-Grenze auch beim Essen mit den eigenen Mitarbeitern?
Nein. Bei ausschließlich eigenen Arbeitnehmern liegt ein betrieblicher und kein geschäftlicher Anlass vor; die Kosten sind voll abziehbar. Sobald eine betriebsfremde Person teilnimmt, unterliegt die gesamte Bewirtung der Kürzung – auch der Anteil der eigenen Mitarbeiter.
