Verständlich erklärt für Selbstständige und Gründer.
Viele Selbstständige fragen sich zu Beginn ihrer Tätigkeit, ob sie die Kleinunternehmerregelung nutzen sollten. Die Idee klingt erst einmal gut, denn sie verspricht weniger Bürokratie und einen einfachen Einstieg. Doch nicht für jeden ist sie langfristig sinnvoll.
In diesem Beitrag erfährst du, was hinter der Kleinunternehmerregelung steckt, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und worauf du in der Praxis achten solltest.
Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht. Wer sie in Anspruch nimmt, stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug darf man aber auch keine Vorsteuer aus Einkäufen und Investitionen geltend machen.
Die Regelung gilt ausschließlich für die Umsatzsteuer. Einkommensteuerliche Pflichten wie die Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung oder die Abgabe einer Steuererklärung bleiben bestehen.
Wer kann die Kleinunternehmerregelung nutzen
Du kannst die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein eigentlich umsatzsteuerpflichtiger Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten wird.
Es zählt der Gesamtumsatz also die Summe aller Einnahmen inklusive Umsatzsteuer. Auch wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, musst du die Bruttobeträge betrachten.
Wer gerade erst gegründet hat muss den Umsatz für das erste Jahr schätzen. Wenn du davon ausgehst, dass du unter 25.000 Euro bleibst, kannst du die Regelung bereits zu Beginn nutzen. Bei unterjährigem Beginn der Tätigkeit ist der Umsatz auf ein volles Jahr hochzurechnen, um die Grenze zu betrachten.
Vorteile der Kleinunternehmerregelung
Die Regelung bringt einige Vorteile mit sich, vor allem für Gründer mit (noch) geringen Umsätzen
– Du brauchst keine Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärung abzugeben
– Deine Rechnungen sind einfacher zu erstellen
– Du sparst Zeit und Verwaltungskosten
– Deine Preise können für Privatkunden attraktiver sein, weil keine Umsatzsteuer anfällt
Gerade bei nebenberuflicher Selbstständigkeit oder im kreativen Bereich mit wenigen Ausgaben kann das eine sinnvolle Lösung sein.
Nachteile, die du kennen solltest
So bequem die Regelung klingt sie hat auch klare Grenzen
– Du kannst keine Vorsteuer geltend machen, das heißt du zahlst bei Anschaffungen immer den vollen Bruttopreis
– Für Geschäftskunden bist du unter Umständen weniger attraktiv, denn sie können bei dir keine Vorsteuer anrechnen
– Wenn du die Umsatzgrenzen überschreitest, wirst du mit dem darauffolgenden Tag automatisch umsatzsteuerpflichtig, sodass die Umsätze stets im Blick gehalten werden müssen
– Ein Wechsel in die Regelbesteuerung ist freiwillig nur zum Jahresbeginn möglich und dann für mindestens fünf Jahre bindend
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Auch wenn du keine Umsatzsteuer erhebst, muss deine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten. Besonders wichtig ist der Hinweis, warum du keine Steuer ausweist,
Ein passender Hinweis auf der Rechnung lautet zum Beispiel:
„Keine Umsatzsteuer gemäß Paragraph 19 UStG“
Dieser Satz gehört gut sichtbar auf jede Rechnung. Zusätzlich sind Angaben wie Name, Anschrift, Leistungsdatum, Rechnungsnummer und Betrag Pflicht.
Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung
Die Regelung ist vor allem dann interessant, wenn du überwiegend Privatkunden hast, wenig Investitionen tätigst und deine Umsätze überschaubar bleiben. Wenn du zum Beispiel als Fotograf, Texter, Coach oder Designer arbeitest und keine hohen monatlichen Ausgaben hast, kann sich die Regelung lohnen
Weniger sinnvoll ist sie, wenn du in kurzer Zeit wachsen möchtest, viele Betriebsausgaben planst oder dein Angebot sich an Geschäftskunden richtet. In diesen Fällen kann es langfristig günstiger sein von Anfang an die Regelbesteuerung zu wählen.
Was passiert, wenn du die Umsatzgrenze überschreitest
Wenn du im laufenden Jahr die Umsatzgrenze von 100.000 Euro überschreitest, fällst du ab dem nächsten Kalendertag automatisch aus der Regelung heraus. Du musst dann ab dem nächsten Kalendertag Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und regelmäßig Voranmeldungen abgeben.
Eine rückwirkende Nachversteuerung innerhalb des laufenden Jahres erfolgt nur, dann wenn du bereits bei Gründung falsch geschätzt hast und die Grenze deutlich überschritten wurde.
Klare Entscheidungshilfe durch Beratung
Die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung sollte gut überlegt sein. Es geht nicht nur darum, ob du aktuell Umsatzsteuer sparen kannst, sondern auch, wie dein Unternehmen sich entwickeln wird.
Ein professioneller Blick auf deine Zahlen, deine Zielgruppe und dein Geschäftsmodell hilft dir dabei die richtige Wahl zu treffen.
