Ab dem 1. Januar 2027 endet die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung von Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen befreien zu lassen. Was bislang für viele Unternehmen eine freiwillige Entscheidung war, wird zur verbindlichen Pflicht. Wer jetzt noch zögert, riskiert Bußgelder, Beanstandungen bei der nächsten Betriebsprüfung und im schlimmsten Fall empfindliche Beitragsnachzahlungen
Die gesetzliche Grundlage: BVV, BEG IV und euBP
Die Pflicht zur digitalen Personalakte ab 2027 ergibt sich nicht aus einem einzelnen Gesetz, sondern aus dem Zusammenspiel mehrerer Regelwerke:
• § 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 28p SGB IV: Entgeltunterlagen müssen ab dem 1. Januar 2027 ausschließlich elektronisch und in maschinell auswertbarer Form geführt werden.
• Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV): Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Arbeitsverträge und Nachweise nach dem Nachweisgesetz in Textform (z. B. per E-Mail oder als PDF) erstellt und digital archiviert werden. Die Schriftformerfordernis entfällt damit für viele HR-Dokumente.
• Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP): Ab 2027 müssen alle prüfungsrelevanten Daten der Sozialversicherungsprüfung digital bereitgestellt werden. Papierarchive allein genügen dann nicht mehr.
• GoBD & DSGVO: Die digitale Aufbewahrung muss revisionssicher, unveränderbar und datenschutzkonform erfolgen. Nur dann gilt sie steuer- und sozialversicherungsrechtlich als ordnungsgemäß.
Die bisherige Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Übermittlung sozialversicherungsrelevanter Unterlagen läuft am 31. Dezember 2026 endgültig aus. Es gibt keine Verlängerung.
Welche Arbeitgeber sind von der Digitalisierungspflicht betroffen?
Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Das bedeutet:
• Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) und Personengesellschaften
• Einzelunternehmer und Freiberufler mit Angestellten
• Unternehmen in NRW und bundesweit, die Sozialversicherungsbeiträge abführen
• Auch kleinere Betriebe und Handwerksbetriebe ohne dedizierte HR-Abteilung
Ausnahmen existieren nur für Beamtenverhältnisse im öffentlichen Dienst, für die eigene Regelungen gelten. In der Privatwirtschaft gilt die elektronische Aufbewahrungspflicht für Entgeltunterlagen ausnahmslos.
Aufbewahrungspflicht Personaldokumente: Diese Unterlagen müssen digital vorliegen
Nicht jedes Dokument in der Personalakte fällt unter die neue Digitalpflicht. Es gibt jedoch einen klar definierten Kernbereich, der ab 2027 zwingend elektronisch und GoBD-konform archiviert sein muss:
Verpflichtend digital ab 2027:
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie alle Entgeltunterlagen im Sinne der BVV
• Beitragsnachweise und Meldungen an die Sozialversicherungsträger
• Arbeitszeitkonten und Urlaubsansprüche
• Nachweise nach dem Nachweisgesetz (Arbeitsvertrag, wesentliche Vertragsbedingungen)
• Steuerkarte / ELStAM-Daten und lohnsteuerrelevante Bescheinigungen
Für bestimmte Dokumente wie befristete Verträge oder Wettbewerbsverbote ist weiterhin eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder die eigenhändige Unterschrift erforderlich. Das verwendete HR-System muss diese Anforderungen technisch unterstützen.
DSGVO-konforme Umsetzung: Datenschutz in der elektronischen Personalakte
Die HR-Digitalisierung bringt eine besondere Datenschutzverantwortung mit sich. Personalakten enthalten hochsensible Daten im Sinne der DSGVO. Bei der Einführung einer elektronischen Personalakte sind folgende Grundsätze verbindlich:
• Zweckbindung: Personaldaten dürfen ausschließlich für arbeitsbezogene Zwecke verarbeitet werden.
• Zugriffsrechte: Nur berechtigte Personen (HR, Geschäftsführung, direkte Vorgesetzte) dürfen auf die Akte zugreifen. Die Zugriffe müssen protokolliert und nachvollziehbar sein.
• Datensparsamkeit: Nur die tatsächlich benötigten Informationen dürfen gespeichert werden.
• Aufbewahrungsfristen: Steuerrelevante Unterlagen müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen besteht eine aktive Löschpflicht.
• Technische Sicherheit: Revisionssichere Archivierung nach GoBD, Unveränderbarkeit der gespeicherten Dokumente und Schutz vor unbefugtem Zugriff.
Beauftragen Sie frühzeitig Ihren Datenschutzbeauftragten mit der Prüfung des gewählten Systems. Eine fehlerhafte DSGVO-Umsetzung kann unabhängig von der Digitalpflicht eigene Bußgelder nach sich ziehen.
7 Schritte zur rechtskonformen digitalen Personalakte bis 2027
• Bestandsaufnahme: Welche Personalunterlagen liegen noch in Papierform vor? Wo sind Lücken in der elektronischen Ablage?
• Softwareauswahl: Wählen Sie eine GoBD-zertifizierte HR-Software mit DATEV-Schnittstelle. Anbieter wie Personio, HRlab oder DocuWare haben ihre Systeme bereits an die deutschen Vorgaben angepasst. Auch die Datev selber bietet hierfür ein Programm mit Datev Personal.
• Altakten digitalisieren: Das Einscannen und revisionssichere Archivieren von Papierakten benötigt mehrere Monate. Planen Sie diesen Schritt frühzeitig ein.
• Zugriffsrechte definieren: Legen Sie fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf, und implementieren Sie eine Protokollierung.
• DSGVO-Check: Lassen Sie das System durch Ihren Datenschutzbeauftragten prüfen und dokumentieren Sie die Verfahrensverzeichnisse.
• Mitarbeiter informieren: Die Digitalisierung der Personalakte unterliegt dem Mitbestimmungsrecht. Beziehen Sie den Betriebsrat (sofern vorhanden) frühzeitig ein.
• Steuerberater einbinden: Klären Sie, welche steuerrelevanten Dokumente (Lohnunterlagen, Sozialversicherungsnachweise) in welchem Format für die euBP bereitgestellt werden müssen.
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Die digitale Personalakte betrifft nicht nur Ihre HR-Abteilung, sondern direkt Ihre Lohnbuchhaltung und Ihre Pflichten gegenüber dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern. Als Steuerberater Düsseldorf begleitet ALP Steuerberatung am Hofgarten Sie dabei, die steuerrelevanten Dokumente Ihrer Mitarbeiter korrekt zu klassifizieren, revisionssicher zu archivieren und für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung vorzubereiten.
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Häufige Fragen zur digitalen Personalakte Pflicht 2027
1. Muss ab 2027 die gesamte Personalakte digital geführt werden?
Nein, eine allgemeine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte für sämtliche Personaldokumente besteht nicht. Verpflichtend digital sind ab dem 1. Januar 2027 jedoch alle Entgeltunterlagen im Sinne der Beitragsverfahrensverordnung (BVV), also insbesondere Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie alle Dokumente, die für die Sozialversicherungsprüfung (euBP) benötigt werden.
2.Was passiert, wenn wir die Frist verpassen?
Unternehmen, die ab 2027 keine elektronisch auswertbaren Entgeltunterlagen vorhalten können, riskieren Beanstandungen bei der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung, Bußgelder sowie Beitrags- und Steuernachzahlungen. Im schlimmsten Fall kann die Rentenversicherung fehlende Daten schätzen, was regelmäßig zu deutlich höheren Nachforderungen führt.
3.Reicht es aus, Dokumente als PDF-Scan zu archivieren?
Eingescannte Dokumente sind grundsätzlich zulässig, müssen aber GoBD-konform archiviert werden: unveränderbar, revisionssicher und mit nachvollziehbarem Zugriffs-Protokoll. Ein einfacher Ordner auf einem geteilten Laufwerk genügt nicht. Erforderlich ist ein zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die GoBD-Anforderungen erfüllt.
